Silodenken verhindern kann so einfach sein

Unternehmensprozesse sollten in Projekten organisiert werden

Jedes wachsende Unternehmen gelangt bei Überschreiten gewisser Meilensteine stets zu dem Punkt, an dem die Verantwortlichen die weitere Geschäftsentwicklung grundlegend in Frage stellen. Konsequenz ist oftmals eine Überprüfung der internen Prozesse, um Schwachstellen offen zu legen und im Nachgang zu optimieren. Ein wichtiger Schritt, denn Versäumnisse in der Prozessoptimierung sind oftmals eine direkte und negative Einflussgröße auf die Effizienz und Effektivität.

Doch neben der Prozessoptimierung – optimaler Weise hin zu agilen Prozessstrukturen – ist eine kritische Überprüfung der Unternehmensorganisation angeraten. Denn neben der Optimierung komplexer Prozesslandschaften sind hier ebenfalls große Effizienzhebel verankert. Einer der wichtigsten Ansatzpunkte ist die Auslagerung operationaler Aufgabengebiete hin zu interdisziplinären Projektteams. Aufgaben sollten, sofern möglich, in Projekten organisiert werden. Großer Vorteil dieser Herangehensweise ist die starke Ergebnisorientierung der involvierten Teammitglieder. Gerade im Hinblick auf die Digitalisierung, die ein großes Maß an ganzheitlichem und übergreifendem Denken und Handeln erfordert, bietet dieses Vorgehen jedem Unternehmen einen enormen Mehrwert.

 

Verkrustete Strukturen verhindern Effizienz

 

Klassischerweise sind Unternehmen in einer Stab-Linien-Organisation aufgebaut, d.h. verschiedene Unternehmensbereiche verlaufen strikt parallel nebeneinander. Ein Austausch findet nur auf strategischer, nicht auf operativer Ebene statt. Einzig der „Flurfunk“ ist Informationsquelle für das Tagesgeschäft anderer Unternehmenseinheiten.

Für funktionale Aufgaben, in denen ein Höchstmaß an Prozesseffizienz und Standardisierung angestrebt werden, sollte diese Form der Organisation auch weiterhin Bestand haben. Routineaufgaben lassen sich in dieser Form gut optimieren.

Doch die Aufgabengebiete werden komplexer und Silodenken verhindert Flexibilität. Die strikte Trennung von Vertrieb, Marketing und Produktentwicklung z.B. -  in vielen Unternehmen gängige Praxis – verhindert interdisziplinären Austausch, hemmt Innovation und ist oft schadhaft für das Betriebsklima. Bei Verfehlungen die nicht in den eigenen, originären Aufgabenbereich fallen, ist es sehr leicht, die Schuld auf andere Abteilungen zu überwälzen.

Inhärent sind die Dogmen der Bequemlichkeit zum Einen und der destruktiven Konkurrenz zum Anderen. Dass gemeinsame Interessen an der übergeordneten Unternehmensperformance bestehen wird außer Acht gelassen.

 

Projektteams sinnvoll einsetzen

 

Die Organisation in Projekten darf nicht dazu verwandt werden, Defizite der funktionalen Organisation zu verdeutlichen. Vielmehr gilt es, von Projektteams im Kleinen zu lernen und ein positives Ergebnis für das gesamte Unternehmen zu generieren. Von diesem können wiederum alle Organisationseinheiten partizipieren.

Es geht darum, Interaktion zu ermöglichen, um Flexibilität und Innovation zu fördern. Eine Vision sowie eine klar formulierte Strategie sind dabei Startpunkt für jedes Projektteam. Dieses grundsätzliche Verständnis dient der kontinuierlichen Überprüfung des eigenen Handelns. Denn die Organisation in Projekten zeichnet sich dadurch aus, dass zuvor festgesetzte Regeln wie hierarchische Über-/Unterordnung aufgebrochen werden.

Bestehende Strukturen werden grundsätzlich in Frage gestellt und soweit es geht verschlankt. Die Zusammensetzung des Teams erfolgt im besten Fall interdisziplinär. Die Kommunikation verläuft offen und auf Augenhöhe. Die Konsequenz ist ein gewolltes, zeitlich begrenztes „Chaos“, welches durch einen befähigten Projektmanager gelenkt wird. Im Ergebnis ist diese Form des Arbeitens schneller, flexibler und innovativer als in Teams, welche in gewohnten Strukturen eingebettet sind.

Die fünf grundlegenden Vorteile der Organisation in Projekten sind:

  • Höhere Effektivität bei komplexen Aufgaben
  • Hohe Reaktionsfähigkeit bei unerwarteten Hindernissen
  • Hohe Flexibilität bei notwenigen Neuausrichtungen der Organisation
  • Hohe Anpassungsfähigkeit des gesamten Projektteams
  • Hoher Innovationsgrad bei der Erprobung neuer Herangehensweisen

 

Führen im Chaos

 

Eine Organisation aller Unternehmenseinheiten in Projekten ist trotz der entscheidenden Vorteile nicht gänzlich zu empfehlen. Zu hoch sind teilweise die internen Herausforderungen, die Mitarbeiter und Vorgesetzte überwinden müssen. Oftmals scheitert es schon an der grundlegenden Anforderung, dass Mitarbeiter über das notwendige Mindset verfügen, um sich konstruktiv in einer solchen Organisationsform einzubringen.

Mitarbeiter müssen klar befähigt werden und der Wille muss gegeben sein, bekanntes Silodenken aufzubrechen. Das Führen ohne Weisungsbefugnis kann in dem Zuge zu Konfusion und durch die fehlenden Eskalationsmöglichkeiten zum Scheitern führen. Auch besteht die Gefahr, dass Projektziele aus den Augen verloren werden.

Umso wichtiger ist es, die Dynamik im Team aufrecht zu erhalten und sich regelmäßig, z.B. in Form von täglichen Stand-Up-Meetings, über den aktuellen Projektstand auszutauschen. Hindernisse können somit im Team besprochen und neue Ansätze spontan entwickelt werden. Der Projektleiter hat eine entscheidende Rolle für den Erfolg des gesamten Teams inne.

 

Lösungsorientiertes Arbeiten schlägt starre Organisation

 

Nicht alle Unternehmensbereiche sind dafür geeignet aus der gewachsenen Stab-Linien-Organisation auszubrechen. Dennoch sollten Unternehmen grundsätzliche Überlegungen dazu initiieren, welche Aufgabengebiete für solch ein agiles und interdisziplinäres Arbeiten geeignet wären. Ergebnisse können schneller und besser erarbeitet werden. Mitarbeiter werden dazu befähigt und ermutigt, über den „Tellerrand“ zu blicken. Die Loyalität gilt künftig nicht nur der eigenen kleinen Organisationseinheit, sondern dem ganzen Unternehmen. Neue Erkenntnisse und Learnings lassen sich perspektivisch auf das gesamte Unternehmen übertragen. Der gestiegene Wettbewerbsdruck, der durch die fortschreitende Digitalisierung in erweiterten Märkten aufkommt, fordert hier strategisches und zukunftsorientiertes Handeln. Die gezielte Auslagerung einzelner Aufgabenbereiche in gewillten Projektteams ist der erste Schritt, die Wettbewerbsfähigkeit aufrecht zu erhalten. 

Wenn auch Sie mit Ihren alten Strukturen brechen wollen, beraten wir Sie gerne. Rufen Sie uns an! Wir entwickeln mit all unserer Erfahrung die beste Strategie für Ihren Erfolg.

Wir freuen uns über Ihren Anruf 0221177 340 20 oder Ihre Mail.

 

Autor: (iConsultants GmbH)

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